Erstgespräch vereinbaren

Eine klare Aufgabe. Ein passender KI-Assistent.

Digitale Mitarbeiter sind hier betreute KI-Assistenten, keine menschlichen Beschäftigten. Sie unterstützen begrenzte Aufgaben mit angebundenen Daten und vereinbarten Freigaben. Starten Sie mit einem messbaren Ablauf.

Welche Rolle passt zu Ihrer Routine?

Kundenservice

Beantwortet Anfragen und bereitet Antworten vor.

  • E-Mails und Nachrichten nach Anliegen sortieren
  • Standardfragen zu Lieferstatus und Preisen beantworten
  • Antwortentwürfe mit Kundendaten vorbereiten
  • Reklamationen erfassen und weiterleiten
  • Offene Anfragen nachfassen

Voraussetzung: E-Mail, Teams mit geprüfter Anbindung. Freigabe: Vor dem Versand.

Leistung und Grenzen ansehen

Vertriebsinnendienst

Qualifiziert Leads und hält Angebote nach.

  • Neue Anfragen im CRM anlegen
  • Leads nach festen Kriterien vorqualifizieren
  • Angebotsentwürfe aus Vorlagen erstellen
  • Bei offenen Angeboten nachfassen
  • Kontaktdaten und Notizen pflegen

Voraussetzung: CRM, E-Mail mit geprüfter Anbindung. Freigabe: Vor jedem Angebot.

Leistung und Grenzen ansehen

Empfang & Telefon

Nimmt Anrufe an und vereinbart Termine.

  • Anrufe zu vereinbarten Servicezeiten annehmen
  • Anliegen aufnehmen und weitergeben
  • Termine vereinbaren, verschieben, absagen
  • Häufige Fragen am Telefon beantworten
  • Rückrufbitten an das Team leiten

Voraussetzung: Telefon, Kalender mit geprüfter Anbindung. Freigabe: Bei Sonderfällen.

Leistung und Grenzen ansehen

Buchhaltung

Erfasst Belege und erinnert an offene Posten.

  • Eingangsrechnungen aus dem Postfach auslesen
  • Belege der Buchhaltungssoftware zuordnen
  • Rechnungen mit Bestellungen abgleichen
  • Zahlungserinnerungen vorbereiten
  • Fehlende Belege anfordern

Voraussetzung: Postfach, Buchhaltung mit geprüfter Anbindung. Freigabe: Vor Zahlungserinnerungen.

Leistung und Grenzen ansehen

Auftragsabwicklung

Überträgt Bestellungen und informiert über den Status.

  • Bestellungen aus E-Mail und PDF ins ERP übertragen
  • Angaben auf Vollständigkeit prüfen
  • Auftragsbestätigungen nach Freigabe versenden
  • Kunden über den Lieferstatus informieren
  • Abweichungen an das Team melden

Voraussetzung: E-Mail, ERP mit geprüfter Anbindung. Freigabe: Bei Abweichungen.

Aufgabe besprechen

Recruiting

Sichtet Bewerbungen und koordiniert Termine.

  • Bewerbungen sammeln und nach Eingangsstatus ordnen
  • Eingangsbestätigungen versenden
  • Fragen von Bewerbenden beantworten
  • Vorstellungsgespräche koordinieren
  • Unterlagen nachfordern

Voraussetzung: E-Mail, Kalender mit geprüfter Anbindung. Freigabe: Vor jeder Einladung.

Administrative Unterstützung, keine automatische Auswahl oder Ablehnung von Bewerbenden. Fachliche Entscheidungen bleiben bei Menschen.

Aufgabe besprechen

KI-Assistent, KI-Agent oder Automatisierung?

Ein KI-Assistent unterstützt bei Informationen und Entwürfen. Ein KI-Agent kann innerhalb eingeräumter Rechte mehrere Schritte mit Werkzeugen ausführen. Automatisierung verbindet diese Schritte nach festgelegten Regeln. Entscheidend ist nicht das Etikett, sondern welche Aktion erlaubt ist und wer das Ergebnis prüft.

Mit einer Aufgabe anfangen

Wählen Sie einen wiederkehrenden Vorgang mit verfügbaren Daten, klarem Ergebnis und einer verantwortlichen Person. Häufige Ausnahmen, unklare Zuständigkeiten oder fehlende Zugriffe sind Gründe, zuerst den Prozess zu klären. So planen wir einen Pilot.