Belege vorbereiten. Die Buchhaltung behält die Entscheidung.
Automatisierung in der Buchhaltung beginnt bei wiederkehrender Vorbereitung: Belege erfassen, Angaben abgleichen und fehlende Unterlagen sichtbar machen. Sie ersetzt keine steuerliche Prüfung oder verantwortliche Buchungsentscheidung.
Geeignete Aufgaben
- Eingangsrechnungen aus einem freigegebenen Postfach auslesen.
- Belegdaten mit vorhandenen Bestellungen abgleichen und Abweichungen markieren.
- Fehlende Belege und Zahlungserinnerungen für die verantwortliche Person vorbereiten.
Beispiel: so kann der Ablauf aussehen
Fiktives Prozessbeispiel, keine Kundenreferenz: Eine Rechnung trifft als PDF ein. Der Assistent liest die benötigten Felder aus und vergleicht Betrag sowie Bestellnummer mit verfügbaren Daten. Eine Abweichung wird markiert. Die verantwortliche Person prüft den Beleg, bevor er freigegeben oder weiterverarbeitet wird.
Systeme, Daten und Voraussetzungen
Benötigt werden geeignete Belegformate, eine vereinbarte Feldzuordnung und ein freigegebener Import oder eine Schnittstelle zur eingesetzten Software. Zugriffsrechte, Aufbewahrung und die Abstimmung mit Ihrer Buchhaltung müssen vorab geklärt sein.
Wie wir eine Anbindung prüfen. Die konkrete technische Machbarkeit wird vor der Umsetzung bestätigt.
Grenzen und menschliche Freigaben
Keine selbstständige Zahlungsfreigabe, keine Steuerberatung und keine pauschale Zusage zur korrekten Kontierung. Schlechte Scans, Dubletten und widersprüchliche Beträge müssen in die Testfälle und in die menschliche Prüfung aufgenommen werden.
Berechtigungen, Freigaben und Rückfallwege werden mit der zuständigen Person festgelegt.
Einführung und laufende Betreuung
Wir grenzen den Pilot gemeinsam ein, prüfen repräsentative Fälle und stimmen die Freigabe für den Betrieb ab. Ihr Team stellt Fachwissen und eine verantwortliche Person bereit. Neoworkers übernimmt Einrichtung und die vereinbarte Betreuung. Reaktionszeiten, Änderungen und Kontrollaufwand gehören in die Leistungsvereinbarung. Einführung im Detail.
Woraus sich die Kosten ergeben
Einrichtung und Integration werden getrennt vom laufenden Betrieb betrachtet. Betreuung, verwendete Dienste und nutzungsabhängige Kosten hängen vom Umfang ab. Ein verbindlicher Preis entsteht nach Prüfung der Aufgabe. Preisbestandteile und Aufgabenrechner.
Fragen zu dieser Leistung
Kann der Assistent Zahlungen auslösen?
Eine automatische Zahlungsfreigabe ist nicht Bestandteil des hier beschriebenen Angebots. Der Schwerpunkt liegt auf Erfassung, Abgleich und Vorbereitung.
Ist eine bestimmte Buchhaltungssoftware bereits integriert?
Das wird vor einem Angebot anhand Ihrer Version, Schnittstellen und Berechtigungen geprüft. Ein vorhandener Export ist nicht mit einer getesteten nativen Integration gleichzusetzen.